सुरक्षा विशेषज्ञ सर्वोत्तम पेपर श्रेडर खरीदने की सलाह देते हैं और कतरने के लिए एक नियमित समय-सारणी निर्धारित करना। हालाँकि, हम में से अधिकांश लोग तब तक प्रतीक्षा करते हैं जब तक कि "कटा जाने वाला" ढेर बढ़ न जाए।
फिर हमें घंटों तक दस्तावेज़ों को नष्ट करने के लिए मजबूर होना पड़ता है। दस्तावेज़ों को नष्ट करने की यह अधिकता कभी-कभी श्रेडर को ओवरलोड कर देती है, जो हमेशा उच्च-आवृत्ति दस्तावेज़ों को नष्ट करने के लिए डिज़ाइन नहीं किए जाते हैं। नतीजतन, वे गर्म हो जाते हैं।
इससे यह प्राप्त करना महत्वपूर्ण हो जाता है ऐसे श्रेडर जो ज़्यादा गरम नहीं होते। स्मार्ट श्रेडर में एक सेटिंग होती है जो या तो लंबे समय तक श्रेडिंग करने में मदद करती है या डिवाइस को ठंडा करने के तरीके ढूंढती है।
अपने श्रेडर के ड्यूटी साइकिल का पता लगाने के लिए अपने श्रेडर मशीन के उपयोगकर्ता मैनुअल की जाँच करें। यह निरंतर श्रेडिंग के लिए अनुशंसित समय है और आपके श्रेडर की मोटर को ठंडा करने के लिए अनुशंसित समय है, ताकि आप इसे फिर से उपयोग करना शुरू कर सकें। यदि आपको मैनुअल नहीं मिल रहा है, तो निर्माता की वेबसाइट पर जाएँ और श्रेडर के ज़्यादा गरम होने के सर्वोत्तम समाधान के बारे में सुरक्षा अनुशंसाएँ देखें। कुछ निर्माताओं का कहना है कि चक्र का समय मेक और मॉडल के बीच भिन्न होता है, लेकिन कई ब्रांडों के लिए एक सामान्य सीमा 15 से 30 मिनट के बीच होती है।
अपने निरंतर ड्यूटी पेपर श्रेडर को इस ड्यूटी साइकिल राशि के अंतर्गत शेड्यूल करना सबसे अच्छा होगा। कम अवधि में कभी-कभार श्रेडिंग करने से मशीन को ज़्यादा गरम होने से बचाया जा सकेगा, जबकि लगातार ऑपरेशन से श्रेडर तेज़ी से गर्म होता है।
सर्वोत्तम पेपर श्रेडर के साथ, आप श्रेडिंग के लिए एक नियमित शेड्यूल निर्धारित कर सकते हैं।
हर श्रेडिंग चक्र के बाद अपने श्रेडर को बंद कर दें और उसे डिस्कनेक्ट कर दें। इससे यह हर श्रेडिंग सत्र के बाद गलती से फिर से चालू होने या गर्म होने से बच जाएगा।
अगर आपकी मशीन इतनी गर्म हो जाती है कि वह काम करना बंद कर देती है, तो आपको न्यूनतम अनुशंसित ड्यूटी साइकिल से ज़्यादा समय तक इंतज़ार करना होगा। कुछ श्रेडर निर्माता ज़्यादा गर्म श्रेडिंग साइकिल के बीच 30 मिनट से एक घंटे तक इंतज़ार करने का सुझाव देते हैं ताकि इसे पूरी तरह से रीसेट किया जा सके। जितना ज़्यादा इंतज़ार होगा, अगले श्रेडिंग साइकिल में आपकी मोटर उतनी ही ठंडी होगी। इससे अगले राउंड में ज़्यादा समय की गारंटी मिलती है। इसी तरह, जितना कम ठंडा होने का समय होगा, अगला श्रेडिंग साइकिल उतना ही छोटा होगा क्योंकि मोटर शायद पर्याप्त रूप से ठंडी न हुई हो।
बिजली बंद होने पर मोटर को और धीमा करने वाले किसी भी अवरोध को हटा दें। श्रेडर के मार्ग में अवरोध, जैसे कि फंसा हुआ कागज़ या प्लास्टिक, पहले से ही तनावग्रस्त मोटर पर अतिरिक्त दबाव डालेंगे। सबसे अच्छे श्रेडर प्राप्त करना ज़रूरी है जो जाम न हों। अन्यथा, अवरोधों वाले श्रेडर का उपयोग करने से मशीन खराब हो सकती है और इसलिए श्रेडर के लिए रखरखाव की आवश्यकता होती है